آموزش Flash Fill اکسل و کاربرد

آموزش Flash Fill اکسل

اکسل ابزار های گوناگونی را برای سرعت بخشیدن به فعالیت های شما و کم کردن کار های تکراری، در نظر گرفته است.از ویرایش 2013 به بعد ابزاری به اکسل اضافه شد با عنوان Flash Fill که سرعت عمل شما در این برنامه  را بالا خواهد برد. Flash Fill در واقع به معنای پر کردن سریع می باشد ولی این پر کردن می تواند به صورت جداسازی، ترکیب و یا فرمت دهی خاصی باشد. به همین علت از عبارت Fill اسفاده شده است. همچنین از واژه Flash استفاده شده است چون این عمل را خیلی سریع انجام میدهد و شما نیاز به فرمول نویسی یا تحلیل ندارید.برنامه اکسل این کار را برای شما انجام می دهد.

Flash Fill ابزاریست که الگوهای سلول های کناری و سلول جاری را به خوبی درک کرده و بر اساس خواسته شما، آن را بر سلول جاری اعمال می نماید.هرگاه خواستید از این ابزار استفاده کنید، حتما واژه الگو را برای خود یادآوری کنید.

برای فعال کردن این ابزار می توانید از مسیر زیر اقدام کنید یا کلید میانبر (Ctrl+E) استفاده کنید.

Data>Data Tools>Flash Fill

کاربرد Flash Fill با چند مثال:

1- جدا سازی نام و نام خانوادگی:

ستون A را در نظر بگیرید.در این ستون نام و نام خانوادگی نوشته شده است.برای اینکه این دو را از یکدیگر جدا کنیم، در سلول B2 می نویسیم “علی” سپس بر روی Flash Fill کلیک می کنیم.اکنون نام ها جدا شد.سپس همین کار را برای ستون نام خانوادگی انجام می دهیم.یعنی در سلول C2 می نویسیم “شرفی” سپس بر روی Flash Fill کلیک می کنیم.

2- جدا کردن نام و نام خانوادگی به وسیله کاما:

3- جداکردن ابتدای حروف :

4- ایجاد فرمت دلخواه برای شماره تلفن:

5- ایجاد فرمت دلخواه برای تاریخ:

نکات Flash Fill اکسل:

1. همیشه این ابزار جوابگو نیاز شما نخواهد بود.پس در استفاده از آن احتیاط کنید.می توانید از فرمول های متنی نیاز خود را برآورده کنید.
2. اگر داده های اولیه را تغییر دهید هیچگاه داده هایی که با Flash Fill تغییر کرده اند، تغییر نخواهد کرد.یعنی مانند فرمول نویسی داینامیک نیست.
3. برای ایجاد الگو همیشه این طور نیست که یک الگو را وارد کردید، آنگاه Flash Fill بقیه سلول ها را به آن نحو تغییر دهید.گاهی نیاز است که دو یا سه سلول را به طور دستی وارد کنید تا Flash Fill الگوی مورد نظر را تشخیص داده و بر آن اساس داده های بعدی را تغییر می دهد.به عنوان نمونه اگر برای مثال 5ام، تنها یک تاریخ را با فرمت دلخواه وارد کنید و از flash fill استفاده کنید، به نتیجه دلخواه نخواهید رسید.بلکه باید در سلول بعدی هم یک تاریخ دیگر با فرمت دلخواه وارد کنید تا برای سایر سلول ها ، فرمت مورد نظر اعمال گردد.
4. اگر گاهی Flash Fill خواسته شما را به درستی درک نمی کند بهتر است به فرمت سلول ها توجه کنید و آن ها را تغییر دهید.
5. از آنجایی که این قابلیت به طور پیش فرض در اکسل فعال می باشد و گاهیی ممکن است در کار شما تداخل ایجاد کند، بهتر است از مسیر زیر آن را غیر فعال کنید.

پیشنهاد می کنیم با توجه به توضیحاتی که ارائه شد، به ویدئو هایی که مایکروسافت برای آن تهیه کرده است، توجه کنید.