شاید سوالات زیر برای شما مطرح شده باشد:

چطور یک منوی آبشاری در اکسل ایجاد کنیم؟

چطور از ورود داده های تکراری در اکسل جلوگیری کنیم؟

چطور فقط یک لیست دلخواه وارد سلول ها شود؟

چطور فقط اعداد ده رقمی وارد سلول اکسل شود؟

……

اگر به سوالات بالا توجه کنید،برای همه آن ها یک شرط برقرار است و آن شرط این است که قبل از ورود اطلاعات،اعتبار داده ها را مورد بررسی قرار دهیم.این اعتبار می تواند شامل تعداد کاراکتر،اسامی خاص،تعداد ارقام و… باشد.

اکسل برای این خواسته ما، ابزار Data Validation را طراحی کرده است.در واقع این ابزار قبل از ورود داده ها، آن ها را مورد پایش قرار می دهد و اگر شرایطی که برای ورود داده ها معین کرده ایم برقرار نباشد، از ورود آن ها جلوگیری می کند.این ابزار برای جلوگیری از داده های ناخواسته به ما اخطار میدهد.در ادامه مطلب با این ابزار بهتر آشنا خواهید شد.

برای فعال کردن این ابزار مسیر زیر را طی نمایید:

Data>Data Tools>Data Validation

Data Validation اکسل

اکنون باید تصویر زیر را مشاهده نمایید:

اعتبار سنجی داده ها با data validation

 iهمان طور که در تصویر مشاهده می کنید، این پنجره شامل سه سربرگ به نام های Settings و input Message و Error Alert می باشد.در ابتدا قصد داریم به سربرگ Settings بپردازیم.این بخش یک گزینه به نام  Allow دارد که شامل بخش های مختلفی می شود که به توضیح هر یک خواهیم پرداخت.

Any Value:

در حالت پیش فرض، این گزینه همیشه فعال می باشد و هر داده ای را می توانید وارد سلول مورد نظر بکنید.

Whole Number:

اگر قصد داشته باشید اعدادی را با شرایط خاص وارد سلول بکنید از این گزینه استفاده بکنید.فرضا قصد دارید فقط اعداد بین 1290 تا 1395 وارد سلول شوند.یا اینکه قصد دارید فقط اعداد بزرگتر از 1000 وارد سلول شوند و….. مانند تصویر زیر، فقط اعداد بین 1290 تا 1395 می توانند وارد سلول بشوند.

اجازه ورود اعداد با شرایط خاص در اکسل

Decimal:

مانند گزینه Whole Number می باشد ولی از اعداد اعشاری هم پشتیبانی می کند.

List:

این گزینه همان خواسته شما برای ایجاد لیست های آبشاری می باشد.یعنی کاربر فقط باید همان داده هایی که شما تعیین کرده اید را وارد کند.به عنوان مثال من قصد دارم در سلول A1 فقط اسم سه شریک به نام های علی،حسن و حسین قرار بگیرد.برای این کار این سه اسم را در سلول هایی (D1 تا D3) می نویسیم و سپس آن ها را به قسمت Source معرفی می کنیم.مانند تصویر زیر:

ایجاد لیست ابشاری با data validation

اکنون اگر توجه کنید، در سلول A1 یک منوی آبشاری قرار گرفته است و فقط یکی از همان ها را می توانید انتخاب کنید.

ایجاد منوی Drop down در اکسل

دقت کنید ما در این لیست فقط اسامی وارد کرده ایم.شما می توانید هر نوع داده ای را که مد نظر دارید در لیست وارد کنید.

Date و Time :

این دو گزینه مانند گزینه Whole Number می باشد با این تفاوت که برای تاریخ و زمان کاربرد دارد.

Text Length:

این گزینه تعداد کارکتر داخل سلول (مانند تابع LEN) را کنترل می کند.به عنوان مثال وقتی می خواهید کد ملی را وارد یک سلول بکنید،حتما تعداد ارقام آن باید 10 باشد.اگر کاربر بیشتر یا کمتر از این مقدار را وارد کرد باید پیغام خطا بدهد.

محدود کردن طول کارکتر مانند کد ملی

Custom:

اگر هیچ کدام از شرایط بالا نیاز شما را برآورده نکرد،از این گزینه استفاده کنید.در واقع این قسمت برای ایجاد شرایط شخصی ایجاد شده است و می توانید فرمول داخواه خود را در اینجا وارد کنید.به عنوان مثال شما دوست دارید که در سلول وارد شده، حتما متن قرار بگیرد.یعنی عددی وارد نشود.برای این کار از فرمول زیر استفاده می کنیم:

=ISTEXT(A1)

نوشتن فرمول دلخواه در data validation

در این قسمت می توانید از توابع منطقی مانند IF، AND، OR استفاده کنید.اگر بهتر بگوییم باید از توابعی استفاده کنید که خروجی آن ها True یا False هستند.

آموزش این قسمت به پایان رسید.اکنون قصد داریم دو سربرگ این ابزار را بررسی کنیم:

Input Message:

این گزینه به عنوان یک راهنما قبل از اینکه کاربر داده ای را وارد کند، عمل می کند.یعنی کاربر را راهنمایی می کند که به چه طریق باید داده ها را در این قسمت وارد کند.به عنوان مثال من راهنمای زیر را برای کاربر در نظر گرفته ام:

Input Message در data validation

نتیجه این تنظیمات به صورت زیر به کاربر نمایش داده می شود:

وارد کردن راهنما در data validation

Error Alert:

این گزینه برای زمانی می باشد که کاربر داده را به اشتباه وارد کرده است و پیغام راهنمایی به او نشان داده می شود.

Error Alert در data validation

نتیجه این تنظیمات به صورت زیر به کاربر نمایش داده می شود:

پیغام خطا در data validation

  • تابع LEN اکسل-شمارش کاراکتر

    یکی از پرکاربردترین توابع در اکسل،تابع LEN می باشد.کار تابع LEN شمردن تعداد کاراکتر محتویا…
  • آموزش Sort اکسل-مرتب سازی

    ابزار sort در اکسل راه حلی برای مرتب کردن و ترتیب سلول ها و کاربرگ های اکسل بر اساس حروف ا…
  • ایجاد لیست دلخواه در اکسل

    دقت کرده اید زمانی که در یک سلول می نویسید sun و آن را درگ می کنید کل ایام هفته به ترتیب ق…
بارگذاری بیشتر مطالب مرتبط
بارگذاری در Excel

۱ نظر

  1. عظیمه

    ۱۳۹۵/۰۴/۰۷ at ۰۷:۱۸

    بسیارعالییییییی

    پاسخ

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *