در برنامه Outlook 2013 مایکروسافت روش های مختلفی برای دسته بندی ایمیل ها وجود دارد.اما روشی که در اینجا بیان می شود به کمک پوشه ها (Folders) می باشد.شاید از خود بپرسید این روش چه کاربردی می تواند داشته باشد؟

اگر شما مدیر فروش مجموعه ای باشید و با نمایندگان مختلفی سر و کار داشته باشید و بخواهید بررسی کنید هر روز صبح از چه نماینده ای ایمل دریافت کرده اید. یکی از بهترین و ساده ترین راه این است که برای هر نماینده یک پوشه ایجاد کنید و ایمیل دریافتی او به پوشه مشخص آن نماینده وارد شود.از این راه مدیریت و پیگیری امور بسیار ساده می باشد.در واقع در این روش مدیریت ایمیل ها را با پوشه بندی انجام می دهیم.

فرض می کنیم می خواهیم تمام ایمیل های دریافتی از آقای x در پوشه tehran salesman قرار بگیرد.

برای این کار مراحل زیر را دنبال می کنیم:

1)وارد برنامه Outlook 2013 شده و به مسیر زیر بروید:

File>Manage Rules & Alerts>E-mail Rules>New Rule

دسته بندی ایمیل ها در اوت لوک

 2)در پنجره باز شده بر روی Apply rule on message I receive کلیک کنید و سپس بر روی Next کلیک کنید.

 

دسته بندی ایمیل در outlook 2013

[cf-restrict]

3)مانند تصویر زیر در قسمت Step 1: Select condition گزینه اول را انتخاب کرده و در قسمت Step 2: Edit the rule description بر روی people or public group کلیک می کنیم.

دسته بندی ایمیل

4)در این صفحه می توانیم ایمیل های جدید یا گروه های ایجاد شده و یا ایمیل هایی که قبلا در بخش مخاطبین (contact) ایجاد کرده ایم را  با دوبار کلیک بر روی آن انتخاب کنیم.(اگر ایمیلی را در بخش مخاطبین ندارید آن را در قسمت From تایپ کنید) سپس بر روی Ok کلیک می کنیم.

email categorize

5)اکنون در قسمت Step 2: Edit the rule description بر روی گزینه Move it to the specific folder کلیک می کنیم.

Move it to the specific folder

در پنجره باز شده می توانیم پوشه جدید تعریف کنیم و یا اگر پوشه ای از قبل تعریف کرده ایم بر روی آن کلیک کنیم.(در اینجا ما پوشه tehran salesman را  قبلا ایجاد کرده ایم)

How to Use Email Rules to Automatically Move Incoming Emails into Folders

6)در این مرحله بر روی Finish کلیک می کنیم.و برروی تمام پنجره های باز بر روی Ok کلیک می کنیم.

email folder

اکنون هر ایمیلی که از این شخص(یا اشخاص)دریافت کنید در این پوشه قرار می گیرد.

Manage email messages by using rules

 

[/cf-restrict]

 

بارگذاری بیشتر مطالب مرتبط
بارگذاری در Outlook

۴ نظرات

  1. mehdi alinejad

    ۱۳۹۵/۱۱/۲۳ at ۱۳:۰۶

    سلام. چرا ایمیل های دریافتی علاوه بر اینکه در پوشه خودشون قرار میگیرن در پوشه x هم دیده میشه و ایمیل هایی که پوشه ندارند هم به جای inbox در پوشه x قرار میگیرند

    پاسخ

    • آموزش آفیس

      ۱۳۹۵/۱۱/۲۳ at ۱۵:۱۳

      سلام دوست عزیز
      الان مجدد بررسی کردم.همچین اتفاقی برای من نیافتاد.شما تنظیمات دیگه ای رو دست کاری نکردید؟

      پاسخ

  2. ali shakoori

    ۱۳۹۵/۰۸/۲۳ at ۱۶:۴۴

    سلام من چرا نمیتونم ادامه مطالب رو ببینم

    پاسخ

    • آموزش آفیس

      ۱۳۹۵/۰۸/۲۳ at ۲۰:۵۸

      سلام.برای دیدن ادامه مطلب می باست عضو سایت شوید.

      پاسخ

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *