Access چیست؟

مقدمه
داده
موجوديت
پايگاه داده
ويژگي هاي داده در پايگاه داده
سيستم پايگاه داده
عناصر اصلي سيستم پايگاه داده
مدل داده
عناصر مدل داده
انواع مدل های داده
مدل داده نیمه ساخت یافته (XML)
مدل رابطه ای
نرمالسازی
اکسس چیست؟
تاریخچه اکسس
اجزای برنامه اکسس
فرمت های فایل اکسس
تفاوت اکسل و اکسس

مقدمه

قبل از اینکه توضیح بدهیم اکسس چیست باید با چند مفهوم و تعریف آشنا شویم:
داده
داده (data) دارای تعاريف مختلفی است، به طور کلی داده ها كلمات و ارزش هاي واقعي هستند كه از طريق مشاهده و تحقيق بدست مي آيند، به عبارت ديگر داده نمودي از وقايع، معلومات، رخدادها، پديده ها و مفاهيم مي باشد.
در محاسبات، داده به اطلاعي گفته می شود که به شکلی مناسب براي انتقال و پردازش ترجمه شود. در کامپيوتر و رسانه های ارتباطاتی امروزی داده به شکل باينری تبديل مي شود. بنابراين داده يک نمايش باينری از يک موجوديت منطقي ذخيره شده در حافظه کامپيوتر است.
از نظر ساختاري داده به مقادير صفت خاصه انواع موجوديت ها اتلاق می شود.
ريشه کلمه داده از عبارت لاتين datum گرفته شده که به معنی اطلاع است. و data فرم جمع آن است. اما datum بندرت استفاده می شود و اکثرا ترجيح می دهند data را به صورت يک کلمه مفرد استفاده کنند.
موجوديت
موجوديت (entity) مفهوم کلي پديده، شيء يا فردي است که در مورد آن مي خواهيم اطلاع داشته باشيم و در کامپيوتر ذخيره کنيم.
هر نوع موجوديت دارای مجموعه اي از صفات خاصه (attribute) است که ويژگي جداکننده يک نوع موجوديت از نوع ديگر محسوب می شود.
مثال. اگر در نظر داريم يك سيستم پايگاه داده براي يك دبيرستان پياده سازي كنيم مواردي چون دانش آموزان، دبيران، دروس، كلاس ها و غيره جزء موجوديت هاي سيستم به شمار مي روند.
مثال. موجوديت دانشجو در سيستم دانشگاه مي تواند داراي صفات خاصه: نام، نام خاوادگي، سن، سال تولد، رشته تحصيلي، سال ورود و … باشد و يا موجوديت درس صفات خاصه: كد درس، نام درس و تعداد واحد ‎
پايگاه داده
يک بانك اطلاعاتي يا پايگاه داده (database) مجموعه اي سازمان يافته و بدون افزونگي از داده های مرتبط به هم است که مي تواند توسط سيستم هاي کاربردي مختلف به اشتراک گذاشته شود و به راحتي دسترسی، مديريت و بهنگام شود.
وقتی داده به صورت پايگاه داده سازماندهی می شود، کاربر و برنامه نويس نيازي به دانستن جزئيات ذخيره سازي داده ندارند. علاوه براين داده مي تواند بدون تاثير روي اجزاي ديگر سيستم تغيير کند. برای مثال از اعداد حقيقي به صحيح، از يک ساختار فايل به ديگری يا از دستگاه ذخيره سازي نوري به مغناطيسي تغيير کند.
ويژگي هاي داده در پايگاه داده
1. اشتراکی شدن (shared)
داده در پايگاه داده بين چندين کاربر و برنامه کاربردی به اشتراک گذاشته می شود.
2. ماندگاري(persistence)
وقتي داده در پايگاه داده ذخيره شد پايدار است و از بين نمی رود، مگر آنکه توسط سيستم پايگاه داده تغيير کند.
3. امنيت (security)
داده در پايگاه داده از فاش شدن، تغيير و تخريب بدون مجوز محافظت می شود. مدير سيستم توسط سطوح دسترسي و قيدهای امنيتی نحوه دستيابی به داده را تعريف می کند و اطمينان می دهد که دستیابی از طريق مناسب انجام می شود.
4. اعتبار (validity)
يا جامعيت (integrity) و يا صحت(correctness) به درستی داده در پايگاه داده نسبت به موجوديت دنياي واقعي معتبر اشاره دارد. مثلا موجودی بانک نبايد منفی باشد.
5. سازگاری (consistency)
داده در پايگاه داده با مقدار واقعي داده در دنياي خارج سازگار است. وقتی يک فقره اطلاع در بيش از يک نقطه ذخيره شود و لازم باشد بهنگام شود، اگر بهنگام سازی در همه نقاط انجام نشود ناسازگاری ايجاد می شود.
6. کاهش افزونگی (non redundancy)
داده در پايگاه داده داراي حداقل افزونگي است. افزونگي به اين معناست که هيچ دو فقره داده در بانک معرف يک موجوديت در دنياي خارج نباشد.
7. استقلال (independence)
تغييردر نمايش فيزيکی، تکنيک های دستيابی و سازماندهی داده تاثيری روی برنامه های کاربردی ندارد.

سيستم پايگاه داده (Database system)
در اين روش كليه داده ها به صورت مجتمع در پايگاه داده ذخيره می شود، ولي هر كاربر ديد خاص خود را نسبت به داده ها دارد. كاربران مختلف مي توانند به طور مشترك با پايگاه داده كار كنند. به دليل تجمع داده افزونگي به حداقل ممكن كاهش مي يابد.
نرم افزاری به نام سيستم مديريت پايگاه داده ( DBMS ) به عنوان واسطه بين برنامه هاي كاربردي و پايگاه داده ايفاي نقش مي كند لذا امنيت داده ها در اين روش بيشتر است.
چند نمونه از کاربردهای سيستم پايگاه داده موارد زير هستند:
انجام کليه تراکنش های بانکداري
رزرواسيون و زمانبندي خطوط هوائي
ثبت نام دانشجويان، واحدگيری و ثبت نمرات در مراکز آموزشی
ثبت اطلاعات مشتريان، محصولات و فاکتورهای خريد و فروش
پيگيري سفارشات و پيشنهادات در فروش online
ثبت رکوردهاي کارمندان و محاسبات حقوق، کسورات مالياتي در سازمان ها
عناصر اصلي سيستم پايگاه داده
1. داده ها
شامل داده هائي درباره موجوديت هاي مختلف محيط و ارتباط بين موجوديت ها.
2. سخت افزار
شامل عناصر پردازشی، رسانه های ذخيره سازی داده، دستگاه هاي جانبي، سخت افزارهای ارتباطی و غيره.
3. نرم افزار
شامل سيستم عامل و نرم افزارهاي ارتباطي شبکه، نرم افزار سيستم مديريت پايگاه داده و برنامه هاي كاربردي.
4. رويه های عملياتی
شامل کليه عملياتی که روی پايگاه داده انجام می شود، نظير تهيه پشتيبان، آمارگيری و …
5. کاربر
شامل كاربران يا كساني كه به نحوي با سيستم در ارتباط هستند نظير مديرپايگاه داده(DBA)، طراحان پايگاه داده (DBD)، برنامه نويسان پايگاه داده (DBP) و کاربران نهائي(end users).

مدل داده
مدل کردن داده (data modeling) تحلیل و توصيف داده های محیط عملیاتی و ارتباط بین آنها و شرح معنی و قیدهای داده است.
یک مدل داده قالب قراردادی برای ساخت و کارکردن با داده دراختیار می گذارد.
يک مدل داده پديده های دنيای واقعی را توصيف می کند و ساختار داده مورد نیاز برای حل مسئله خاص و ارتباط درونی بین ساختارها را تعریف می کند. دیاگرام ER مثالی از این نوع است که بیشتر توسط طراحان و تحلیل گران سیستم به کار می رود.
علاوه براين مدل داده تعیین می کند یک DBMS چگونه داده را درون خود، به کاربران و برنامه های کاربردی نمایش دهد. مدل رابطه ای مثالی برای این نوع از مدل داده است.
عناصر مدل داده
ساختمان های داده. که راهی برای سازماندهی داده های محيط عملياتی است و به DBMS می گوید چگونه داده نمایش داده می شود.
جامعیت. برای تضمین سازگاری و اعتبار داده در پايگاه داده است و به DBMS می گوید چگونه مانع ورود داده نامعتبر به پايگاه داده بشود.
عملیات. مجموعه روش هایی که امکان کار با داده را می دهند مانند عمليات اضافه، حذف، اصلاح و بازیابی داده.
انواع مدل های داده
مدل موجودیت-ارتباط
مدل سلسله مراتبی
مدل شبکه ای
مدل هاي داده شیء گرا
مدل داده نیمه ساخت یافته (XML)
مدل رابطه ای

در این قسمت به تشریح دو مدل آخر می پردازیم:
مدل داده نیمه ساخت یافته (XML)
يک پايگاه داده XML سيستم نرم افزاری است که اجازه می دهد داده در فرمت XML وارد، پردازش و ارسال شود.
دو دسته اصلی پايگاه داده XML وجود دارد:
1. XML-enabled . پايگاه داده ای که مستند XML را به عنوان ورودی گرفته به يک پايگاه داده ديگر نظير رابطه ای تبديل می کند و پس از انجام عمليات آنرا مجددا به XML بر می گردند.
2. Native XML (NXD). مدل داخلی چنين پايگاه داده ای بر پايه XML است و مستندات XML را به عنوان منبع ذخيره سازی مستقيما استفاده می کند.
دليل استفاده XML در پايگاه داده شفافيت داده است. داده از پايگاه داده استخراج می شود و در مستندات XML قرار می گيرد و برعکس. به اين صورت هزينه ذخيره داده در فرمت XML هم کمتر می شود.
مدل رابطه ای
مدل رابطه ای (relational model) در سال 1970 توسط ریاضیدانی به نام Edgar.F.Codd طراحی شد. مدل داده پيشنهادی یک مدل منطقی بر مبنای ریاضیات است که از منطق گزاره ها و تئوری مجموعه ها به عنوان زیربنا استفاده شده است.
يک پايگاه داده رابطه ای (relational database) پايگاه داده ای است که با مدل رابطه ای مطابقت داشته باشد و به صورت مجموعه ای از جدول هائی که از ديد کاربر قابل درک هستند ديده می شود.
یک سیستم مدیریت پایگاه داده رابطه ای (RDBMS) سيستمی است که داده را طبق مدل رابطه ای مديريت می کند.
RDBMS ها معمول ترین نوع سيستم های مديريتی پایگاه داده امروزی هستند (نظير Microsoft SQL Server، Microsoft Access، Oracle، MySQL، Sybase، DB2 و Informix).
اکثر RDBMS ها SQL را به عنوان زبان پرس و جوی خود بکار می برند.
خواص مدل رابطه ای
متداول ترین مدل است
بر اساس تئوری ریاضی است
داده ها و ارتباطات بين آنها در پايگاه داده به صورت مجموعه ای از جداول ديده می شود
هيچ جدولی دارای سطرهای تكراری نيست
ترتیب سطرها و ستون ها در هر جدول مهم نيست
ستون ها اتميک هستند يعنی مقادیر ستون ها غیر قابل تجزیه اند
هر مقدار که در دو رکورد مختلف واقع می شود رابطه ای را بین دو آن رکورد می فهماند
ارتباط رابطه ها با يکديگر از طریق صفات خاصه مشترک انجام می گيرد
ایجاد، دسترسی و توسعه آن آسان است. بعد از ایجاد پایگاه داده اولیه، جداول جدید می توانند اضافه شوند بدون اینکه نیاز به تغییر کاربردهای موجود باشد
مدل دید کاربر است نه روشی که داده بطور داخلی سازماندهی می شود.

نرمالسازی
نرمالسازی (normalization) با نحوه تقسيم جداول در پايگاه داده رابطه ای سروکار دارد. نرمالسازی فرآيند تغيير ساختار پايگاه داده به منظور اجرای بهتر و راحتی کارکردن با داده است. فرم های مختلف نرمالسازی که روی پايگاه داده اعمال می شوند را فرم های نرمال می نامند.
نرمالسازی فرآيند سازماندهی داده در پايگاه داده بطور کارآمد است. نرمالسازی روشی برای طراحی جداول پايگاه داده است و داده ها را به طريقی ساماندهی می کند که باعث کاهش افزونگی داده و رفع مشکلات ساختاری و آنومالی شود.
هدف از نرمالسازی حذف افزونگی داده و باقی نگهداشتن وابستگی بين داده های مرتبط است. به اين طريق اندازه پايگاه داده را کاهش داده و ذخيره منطقی داده را تضمين می کند.
مفهوم نرمالسازی پايگاه داده اولين با ر توسط Edgar Frank Codd معرفی شد.
فرآيند نرمالسازی شامل ايجاد جداول و برقراری ارتباط بين آنها طبق قواعد معين است و روی وابستگی های ستون های جدول تمرکز دارد. اين فرآيند اغلب باعث ايجاد جداول بيشتر می شود ولی باوجوديکه اثر تکرار داده درون پايگاه داده را دارد باعث افزونگی غير ضروری داده نمی شود. هدف از نرمالسازی تضمين اين است که ستون های غير کليدی در هر جدول مستقيما وابسته به کل کليد باشند و به اين ترتيب حذف وابستگی های ناسازگار، کاهش افزونگی، آنومالی کمتر و بهبود کارائی را نتيجه می دهد.

اکسس چیست؟

مایکروسافت اکسس (Microsoft Access) یکی از اجزای برنامه مایکروسافت آفیس است که برای ایجاد پایگاه داده‌های رابطه‌ای مورد استفاده قرار می‌گیرد.

تاریخچه اکسس

نسخهٔ ۱.۰ این نرم‌افزار در سال ۱۹۹۲ میلادی همراه با مایکروسافت ویندوز پا به عرصهٔ وجود نهاد، در این نسخه این امکان فراهم شد تا بسته‌های پایگاه دادهٔ جداگانه بتوانند از طریق تکنولوژی اتصال پایگاه دادهٔ شی‌گرا (به انگلیسی: ODBC) با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. نسخهٔ ۲.۰ اکسس در سال ۱۹۹۴ وارد بازار شد. یکی از ویژگی‌های مهم این نسخه افزوده شدن موتور پایگاه دادهٔ جت (به انگلیسی: Jet database engine) بود که باعث شد اجرای پرس‌وجو ها به صورت محسوسی سریعتر شود.
با آمدن ویندوز ۹۵ آفیس ۹۵ هم معرفی شد. در این نسخه از آفیس زبان VBA به صورت رسمی، زبان گسترش پشت همهٔ نرم‌افزارهای آفیس شد.
در سال ۱۹۹۷ وب رو به گسترش بود و اکسس جدید با ابزارهایی برای تعامل با ابزارهای وب معرفی شد.
اکسس ۲۰۰۰ بهبودهای قابل توجهی در زمینهٔ برنامه‌نویسی داشت. در این نسخه ای‌دی‌اُ (به انگلیسی: ActiveX Data Objects یا ADO) معرفی شد.
در اکسس ۲۰۰۲ قابلیت یکپارچگی ارجاعی (به انگلیسی: referential integrity) معرفی شد. افزوده شدن قابلیت‌های XML از دیگر ویژگی‌های این نسخه بود.
در نسخهٔ ۲۰۰۳ علاوه بر بهبود قابلیت‌های XML برخی ابزارهای بی‌همتا در زمینهٔ برنامه‌نویسی و اشکال‌زدایی اضافه شدند.
پس از آن نسخهٔ ۲۰۰۷ آفیس معرفی شد و نسخهٔ کنونی اکسس، نسخهٔ ۲۰۱۰ می‌باشد

اجزای برنامه اکسس

1) Tables (جداول اطلاعاتی)
جداول اطلاعاتی حاوی مفیدترین اطلاعات به صورت جدولی یا سطری ستونی می باشند . هر سطر میتواند در بر گیرنده اطلاعات یک قلم کالا یا یک شخص خاص باشد که به آن یک رکورد می گویند .هر ستون یک جدول اطلاعاتی ، اطلاعات یک مشخصه خاص از آن رکورد را ذخیره میکند که به آن یک فیلد گفته میشود مانند نام شخص ، شماره پرسنلی یک کارمند و یا کد یک کالا.
2) Queries (پرس و جو ها)
توسط Queryها میتوان اطلاعات مورد نیازمان را از یک یا چند جدول اطلاعاتی استخراج کرد این کار از طریق انتخاب جداول اطلاعاتی حاوی اطلاعات مورد نظر ، برقراری ارتباط بین جداول ، انتخاب فیلدهای مورد نیاز از جداول انتخاب شده و اعمال شرطهای لازم روی فیلدها صورت میگیرد.
3) Forms (فرمها)
فرمها در واقع رابط بین کاربر و اطلاعات ذخیره شده در جداول اطلاعاتی میباشند . فرمها میتوانند توسط کنترلهای گرافیکی مانند جعبه متن ، جعبه لیست و دیگر کنترلهای موجود در جعبه ابزار Access اطلاعات مورد نظر ما را از جداول اطلاعاتی نمایش دهند . و یا امکان اصلاح و افزودن رکورد به جداول اطلاعاتی را فراهم آورند. لازم به ذکر است که هر فرم جهت انجام عملیات فوق روی داده ها از یک منبع داده استفاده میکند که منبع داده یک فرم را میتوان یکی از جداول یا پرس و جوهای موجود انتخاب کرد.
4) Reports گزارشها
توسط گزارشها میتوان اطلاعات استخراج شده از جداول اطلاعاتی را در قالب و شکل دلخواه بر روی کاغذ چاپ کرد .
5) Macros (ماکروها)
ماکروها با به کارگیری یک سری توابع قدرتمند از قبیل نوشتن اطلاعات در یک رکورد جدول اطلاعاتی ، فراخوانی اطلاعات از نرم افزارهای بانک اطلاعاتی دیگر ، ارسال اطلاعات به فرمتهای مورد نیاز برنامه های دیگر و غیره امکان انجام یک سری عملیات مهم را به سادگی و با سرعت زیاد فراهم میآورند .
6) Modules (ماژولها)
هر ماژول میتواند شامل یک یا چند تابع یا زیربرنامه باشد که به صورت اختصاصی Private یا عمومی Public تعریف میشوند همچنین ثوابت مورد استفاده در کلیه فرمهای برنامه را نیز میتوان در اینجا به صورت Public تعریف کرد.

فرمت های فایل اکسس

تفاوت اکسل و اکسس

هر یک از برنامه های آفیس برای کاربرد خاص آن ساخته شده اند.به عنوان مثال شما می توانید در نرم افزار ورد جدول تهیه کرده و محاسبه کنید.اما چقدر زمان بر هست؟چقدر خطا خواهید داشت؟ به جای ان می توانید از برنامه اکسل استفاده کنید.در مورد تفاوت اکسل و اکسس هم همین طور هست.فرض کنید بخواهید یک برنامه را به کمک اکسل و اکسس بنویسید.اگر از اکسل به عنوان دیتابیس استفاده کنید و فرضا 10 دقیقه زمان بگذارید(علاوه بر این ممکن است خطا هم در روند نوشتن برنامه هم داشته باشید) در اکسس با صرف مدت زمان بسیار کمتر و بدون خطا قادر خواهید بود برنامه خود را تولید کنید

هر چند اکسل برای حجم کم و ساده اطلاعات خوب است ، اما به اندازه اكسس نمي تواند از پس اطلاعات حجيم يا پيچيده برآيد . همچنين وقتي نياز است اطلاعات مرتبط با هم را نگهداري كنيم . مثلا اگر بخواهيم فهرست مشتريان تجاري و فهرست سفارشات آنها را پيگيري كنيم اكسل دچار لغزش خواهد شد. اكسل شما را مجبور مي كند ، فهرست ها را از هم جدا كنيد كه اين كار بررسي داده ها را سخت تر كرده و امكان بروز اطلاعات ناسازگار و ناهمخوان را به وجود خواهد آورد .ولي اكسس اجازه مي دهد رابطه واضح و مستقيم بين جداول ايجاد كنيد تا از اشتباهات جلوگيري شود . همچنين اكسس همه نوع امكانات كه معادلي در نرم افزار هاي صفحه گسترده مانند اكسل ندارند را مانند روند هاي جستجوي سفارشي ، طراحي فرم هاي ورود داده و انواع گزارشات پويا و متنوع را در اختيارتان مي گذارد . همانطور كه مي دانيد اكسل يكي از بهترين نرم افزار هاي صفحه گسترده در دنياست . هدف ما ضعيف يا نا كارا جلوه دادن اكسل نيست ولي به كساني كه با اكسس آشنايي زيادي ندارند پيشنهاد مي كنيم يك بار از اكسس استفاده كرده و قابليت هاي اين نرم افزار در زمينه بانك داده ها را مشاهده كرده ، آنگاه تفاوت ها را احساس خواهند كرد .

منابع:
Microsoft Access
مایکروسافت اکسس
مفاهيم اساسي
پایگاه داده‌ها
مدل رابطه‌ای
آيا اكسل را ميتوان به جاي نرم افزارهاي بانك اطلاعاتي استفاده نمود؟
برنامه نویسی بانکهای اطلاعاتی توسط اکسس

آخرين مطالب آموزشي

تغییر-حذف رنگ پس زمینه صفحات ورد-Word Page Color تابع RADIANS اکسل-تبدیل درجه به رادیان تابع DEGREES اکسل-تبدیل رادیان به درجه فرمول نویسی و معادلات در پاورپوینت-Equation PowerPoint فیلم برداری از صفحه نمایش با پاورپوینت Screen Recording PowerPoint تبدیل متن به جدول و بلعکس ورد-Convert Text to Table Word نحوه ایجاد جدول در ورد-Insert Table Word تعیین سایز کاغذ A5-A3 ورد و اکسل Word Excel Page Size ایجاد حاشیه برای عکس در ورد Picture Border Word ایجاد حاشیه در صفحات ورد-Page Borders Word ایجاد حاشیه برای پاراگراف در ورد-Word Paragraph Border تشخیص یا تعیین نسخه آفیس What version Office دانلود آفلاین آخرین آپدیت آفیس Office Updates رفع مشکل تبدیل اعداد انگلیسی-فارسی ورد 2016 Word آموزش نصب و حذف صحیح آفیس Install Uninstall Office 2016 تفاوت نسخه ها و لایسنس های آفیس Office ایجاد شماره اعداد خودکار در ورد Numbering تغییر فونت پیش فرض ورد Set Default Font Word خارج کردن متن عکس در وان نوت Picture to Text OneNote حل معادلات تایپی و دست نویس در وان نوت OneNote ادامه مطالب آموزشي

خبرنامه آفیس